工作以來,「 時間管理 」,一直是我有興趣的項目。讓我覺得有趣的是,即便在同一個公司同一個職位,你仍然能發現,有些人總是能不疾不徐做好手邊事項,有些人卻看起來焦頭爛額,工作效能反而還更差。
一定有甚麼方法,是可以讓人往更好的方向靠齊,對於「時間管理」議題,我總是這樣想著。
於是兩年前,我開始保持記錄自己每日工作項目與時間的習慣,幫助我對於每天每週的待辦和時間安排更有掌握度,但也僅止於此,我仍然有大量的時間在加班。一直到2019年,我有一段時間以自由工作者的身分工作時,才驚覺,我以往在公司上班時對於時間應用的謹慎度與珍惜度仍然不夠敏銳,即便,我已經算是很要求自己工作效率的人了。
怎麼會這樣呢?
主要是在心態問題,同樣一個專案,自由工作者花越少的時間完成,他的時間/薪資報酬度就越高,提前完成後空出的時間,自由工作者就可以拿去做別的應用,接下一份工作、休息或娛樂。
受雇者則比較沒有這個概念,因為做快做慢每個月領一樣的錢。但這樣很容易就對於上班時間的浪費毫無警覺,而且對於未來可能失去工作的危機感也不夠。
後來即便回到公司體制工作,但我開始以自由工作者執行專案的角度看待我的工作和生活。除了正職工作,若能花費一定的時間,培養另一個自己有興趣且有可能在未來作為營生工具的第二專長,會是較為保險且多樣的生涯投資。
於是,我開始將每天時間的使用分為「工作」、「生涯投資」、「休息時間」三大類,並以表格做為紀錄管控。《離開公司我過得還不錯》這本書的作者提到關於時間記錄的重點我認為很值得參考:
每天紀錄做了甚麼、每週歸納整理工作、每月回顧使用時間的狀況、每年檢討新目標。才不會僅流於紀錄,而能進一步作出檢視、調整、優化。
每個人每天的專注度有限,我們不可能長時間保持專注,所以時間管理,其實在做的是「專注力管理」。從量化時間開始,先了解自己的專注度都花費在哪些項目上了,然後才能做調整。
(延伸閱讀:工作與閱讀|《最有生產力的一年》 重點不是時間管理,而是專注力管理!)
我自己慣用的EXCEL時間管控表格,以週為單位,分為「工作」、「生涯投資」(課程進修)、「休息時間」(主要指自己、或和家人情人朋友相處聚會的時間)3個大類,如果你也想特別關注自己花在陪伴家人、或者自己運動的時間,也可以再新增分類。
這張表同時也是我的工作/生活行事曆。會議、待辦工作等我都會記錄在裡面,每天工作結束後,我會再填上每個項目實際花費的時間,然後用EXCEL帶好的公式去看每週、每月各個大類別花費的總時數,才會知道下個月是否有調整的必要。
在檢視的時候,我會特別注意以「週」為單位去檢視我在「工作」、「生涯投資」、「休息時間」上的時間分配是否合乎我的預期,不小到看「日」,是因為就現實面而言,在週一到週五的上班日,工作勢必會佔去我們大部分的時間,所以我們不太可能每天都分配時間給這3個類別。拉長時間以「週」為單位去檢視,是較符合實際狀況的。
當你意識到自己在「工作」以外,仍需要留一定的時間給其他人生重要項目時,你會發現自己開始注意上班時間工作效率的重要性,因為你會希望自己能盡量不要加班,對你來說每天挑戰在諸多事項中仍能做完做好準時下班,變成一項重要的任務,因而督促自己更專心面對手上的事情,然後開始想方設法減少自己被同事、被Line、被E-mail打斷而浪費的時間。
▶ 延伸閱讀:【時間管理系列1】將OKR應用在個人目標管理(內含2022目標管理表格範本)
▶ 更多工作管理相關文章:點此
.
「像我這樣的女生」網站主筆。艾莉絲
數位行銷工作者 / 文字書寫者 / LGBT探索者/ 工作術癡迷者
七年數位行銷工作經驗,目前仍持續前行,喜愛文字書寫的感性與隨意,也著迷於工作管理的理性與效率。未來的目標是成為一個沒有名片也能過得很好的綜合工作者。
追蹤我的 FB:Girls Like Me像我這樣的女生
追蹤我的 FB:日日有花
追蹤我的IG:girls.like.me_0901