【更新2021下半年度管理表格下載】時間管理｜新的一年，從時間量化管理、專注力分配練習開始

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五月 6, 2021

七月 31, 2021

【2021.8.1更新】2021下半年度時間管理表格：https://bit.ly/37dLo9e

(提醒：不用再另外要求表格編輯權限，請直接從「檔案」> 點選下載EXCEL即可)

工作以來，「時間管理」，一直是我有興趣的項目。讓我覺得有趣的是，即便在同一個公司同一個職位，你仍然能發現，有些人總是能不疾不徐做好手邊事項，有些人卻看起來焦頭爛額，工作效能反而還更差。

一定有甚麼方法，是可以讓人往更好的方向靠齊，對於「時間管理」議題，我總是這樣想著。

於是兩年前，我開始保持記錄自己每日工作項目與時間的習慣，幫助我對於每天每週的待辦和時間安排更有掌握度，但也僅止於此，我仍然有大量的時間在加班。一直到2019年，我有一段時間以自由工作者的身分工作時，才驚覺，我以往在公司上班時對於時間應用的謹慎度與珍惜度仍然不夠敏銳，即便，我已經算是很要求自己工作效率的人了。

怎麼會這樣呢？

主要是在心態問題，同樣一個專案，自由工作者花越少的時間完成，他的時間/薪資報酬度就越高，提前完成後空出的時間，自由工作者就可以拿去做別的應用，接下一份工作、休息或娛樂。

受雇者則比較沒有這個概念，因為做快做慢每個月領一樣的錢。但這樣很容易就對於上班時間的浪費毫無警覺，而且對於未來可能失去工作的危機感也不夠。

以自由工作者的角度看待你的工作與生活

後來即便回到公司體制工作，但我開始以自由工作者執行專案的角度看待我的工作和生活。除了正職工作，若能花費一定的時間，培養另一個自己有興趣且有可能在未來作為營生工具的第二專長，會是較為保險且多樣的生涯投資。

於是，我開始將每天時間的使用分為「工作」、「生涯投資」、「休息時間」三大類，並以表格做為紀錄管控。《離開公司我過得還不錯》這本書的作者提到關於時間記錄的重點我認為很值得參考：

每天紀錄做了甚麼、每週歸納整理工作、每月回顧使用時間的狀況、每年檢討新目標。才不會僅流於紀錄，而能進一步作出檢視、調整、優化。

用一張表，進行時間量化管理和專注力分配練習

2020時間管理表格 — (表格下載：https://bit.ly/37dLo9e)

每個人每天的專注度有限，我們不可能長時間保持專注，所以時間管理，其實在做的是「專注力管理」。從量化時間開始，先了解自己的專注度都花費在哪些項目上了，然後才能做調整。

(延伸閱讀：工作與閱讀｜《最有生產力的一年》重點不是時間管理，而是專注力管理！)

我自己慣用的EXCEL時間管控表格，以週為單位，分為「工作」、「生涯投資」（課程進修）、「休息時間」（主要指自己、或和家人情人朋友相處聚會的時間）3個大類，如果你也想特別關注自己花在陪伴家人、或者自己運動的時間，也可以再新增分類。

這張表同時也是我的工作/生活行事曆。會議、待辦工作等我都會記錄在裡面，每天工作結束後，我會再填上每個項目實際花費的時間，然後用EXCEL帶好的公式去看每週、每月各個大類別花費的總時數，才會知道下個月是否有調整的必要。

在檢視的時候，我會特別注意以「週」為單位去檢視我在「工作」、「生涯投資」、「休息時間」上的時間分配是否合乎我的預期，不小到看「日」，是因為就現實面而言，在週一到週五的上班日，工作勢必會佔去我們大部分的時間，所以我們不太可能每天都分配時間給這3個類別。拉長時間以「週」為單位去檢視，是較符合實際狀況的。

當你意識到自己在「工作」以外，仍需要留一定的時間給其他人生重要項目時，你會發現自己開始注意上班時間工作效率的重要性，因為你會希望自己能盡量不要加班，對你來說每天挑戰在諸多事項中仍能做完做好準時下班，變成一項重要的任務，因而督促自己更專心面對手上的事情，然後開始想方設法減少自己被同事、被Line、被E-mail打斷而浪費的時間。

如何使用「工作/生活時間管理表格」

【2021.8.1更新】2021下半年度時間管理表格，歡迎下載：https://bit.ly/37dLo9e

EXCEL表格已經分好2020.1月~2020.12月共12張Sheet，並且每一個月分都已填入該月份日曆，就像你的線上行事曆一樣。(註：2021.8月更新2021年下半年度7~12月管理表格)

如果有人比較習慣手寫，也可以去買紙本的年度行事曆，我自己是因為本來就偏好線上紀錄，且已帶入公式計算時數非常方便，加上手寫記事本也很難找到我想要分類的格式，所以就自己製作一張線上管理表格。

每日的日曆中，都已劃分好「工作」、「生涯投資」、「休息時間」，以及「其他」(你可以改成任何自己想要特別專注的項目，如陪伴家人、運動等。)

預先知道的事項都可以先排入表中（但先不填入時數），保持行事曆能隨時變動調整的彈性，在每一天下班前，填入今天各事項的實際花費時數。

事實上，為避免忘記，我在上班時是每完成一項事情就劃掉並填入花費時數的。包括：被同事突然打岔討論事情花了0.5小時、回覆E-mail花了0.5小時，這種事情，我也會記錄進去。其實紀錄不會花你多少時間，但能真切反應到底都是哪些事情偷走了你的時間。然後在一週檢視回顧時，你可以評估是否有哪些時間是不必要花的，哪些同類型的工作可以整併在同個時間做等等。

這樣做還有一個好處是，你對於自己在不同專案或任務上大概花費的時間非常清楚，能幫助你在未來預估你的專案工時時，能較符合現況，同時也能幫助你評估自己在某些專案投入的人力成本是否適當。